Como diseñador instruccional, es probable que tenga una buena cantidad de tareas de gestión de proyectos. La gestión eficaz de proyectos es crucial para el éxito de cualquier proyecto de desarrollo de aprendizaje, sin embargo, pocos ID tienen una formación formal en PM. Exploremos cinco áreas simples que mejorarán su coeficiente intelectual de gestión de proyectos y mejorarán sus habilidades.
1) Aprenda los conceptos básicos de una herramienta de software de gestión de proyectos
Aprender a utilizar una herramienta de software de gestión de proyectos es la base para una gestión de proyectos eficaz. Veo muchos ID que usan Excel para el seguimiento de proyectos y, aunque permite la planificación básica de proyectos, le faltan características clave que pueden mejorar la eficiencia de su flujo de trabajo. Algunas opciones de software comunes incluyen Smartsheet, Trello, Asana y Microsoft Project.
Estas herramientas lo ayudan a dividir el proyecto en tareas manejables, asignar cada tarea a un miembro del equipo y realizar un seguimiento de su progreso. Este software permite asignar tareas en función de las dependencias, lo que hace que ajustar su línea de tiempo sea una tarea fácil. Los informes, notificaciones y actualizaciones automatizados ahorran tiempo y aseguran que todos estén en sintonía. Puede utilizar su software de gestión de proyectos como un «centro» centralizado para la comunicación, el intercambio de archivos y la documentación.
Consulte el sitio web de su software para ver una biblioteca de videos instructivos y explore opciones como YouTube y TikTok, que están llenos de contenido útil creado por el usuario. Incluso si ya está utilizando una herramienta de software de gestión de proyectos, puede haber características que no esté utilizando por completo. ¡Pasar solo una hora o dos explorando videos instructivos le dará una gran cantidad de nuevas técnicas para probar! Descubrirá que usar la herramienta adecuada ahorra tiempo y minimiza los errores.
2) Crear plantillas para comunicaciones comunes
Como parte de un equipo de proyecto, es esencial comunicarse de manera efectiva con los miembros del equipo a lo largo del proyecto. La creación de plantillas para comunicaciones comunes le ahorrará tiempo y garantizará la coherencia en el mensaje transmitido. Una vez que su equipo se familiarice con sus plantillas, también ahorrarán tiempo, ya que sabrán exactamente qué buscar en cada comunicación. Se pueden crear plantillas para enviar próximas listas de tareas, proporcionar informes de estado, crear agendas de reuniones y solicitar seguimientos. Según el software de gestión de proyectos que esté utilizando, es posible que incluso pueda automatizar muchos de estos mensajes.
3) Establecer (y publicar) un cronograma para responsabilizar al equipo
Establecer un cronograma y cumplirlo es fundamental para el éxito de cualquier proyecto. El cronograma ayuda a garantizar que el proyecto esté bien encaminado y que cada miembro del equipo sea responsable de sus entregas. Incluso si no está seguro de las fechas de vencimiento o espera que cambie el cronograma (y seamos honestos, a menudo lo hace), tener un cronograma claramente comunicado le brinda una línea de base para trabajar.
Asegúrese de comunicarse con su equipo cuando configure el cronograma para que cada miembro del equipo tenga un sentimiento de propiedad en la línea de tiempo del proyecto. Después de crear el cronograma, publíquelo a los miembros del equipo y a las partes interesadas para que sepan qué se espera de ellos. Determine una estrategia para que los miembros del equipo brinden actualizaciones periódicas sobre su progreso y documenten cualquier retraso o cambio en el cronograma. Si las fechas cambian, publique el cronograma actualizado y notifique a todos los miembros del equipo.
4) Mantenga un registro RAID
Un registro de riesgos, acciones, problemas y decisiones (RAID) es una herramienta esencial para la gestión de proyectos. El registro de RAID actúa como el «diario» de su proyecto y le permite realizar un seguimiento de cualquier riesgo, problema o decisión que surja durante el ciclo de vida del proyecto. Si bien puede parecer que no necesita esto mientras las cosas van bien, tener un registro bien documentado es un salvavidas cuando su proyecto golpea un bache. ¿Alguna vez ha tenido una parte interesada que olvidó que aprobaron verbalmente un cambio? ¿Quizás un miembro del equipo que siente que no recibió una actualización en particular? Su registro RAID debe contener toda esta información para que pueda ubicarlo fácilmente cuando ocurrieron estos eventos. Muchos directores de proyectos también utilizan su registro RAID para conservar una copia de las actas de las reuniones, las actualizaciones de estado y otras comunicaciones clave.
5) No pospongas las conversaciones difíciles
No es fácil proporcionar actualizaciones de estado menos que ideales. A nadie le gusta dar la noticia de que un proyecto está en riesgo, y es especialmente difícil cuando la causa es la parte interesada. Las partes interesadas son esenciales para el éxito de cualquier proyecto, pero también pueden ser la fuente de retrasos o aumento del alcance. No tenga miedo de responsabilizarlos y comunicar el impacto de sus acciones en el proyecto, tal como lo haría con cualquier otro miembro del equipo. Tan pronto como vea un riesgo potencial, comunique el problema y su impacto claramente. Puede ser tentador posponer compartir malas noticias para ver si puede recuperarse, pero cuanto más tiempo exista un problema, más difícil será mencionarlo.
Lo mejor es plantear los problemas inicialmente durante una conversación verbal, pero siempre haga un seguimiento con una comunicación escrita. Si es posible, venga a la mesa listo para compartir soluciones, incluso si las soluciones pueden ser menos que ideales. Muestra que ha considerado las opciones y que está interesado en mantener el proyecto en marcha. Si te pone nervioso tener la conversación, ¡es normal! Hazte algunas notas de conversación para mantenerte en el tema.
En conclusión
Mejorar sus habilidades de gestión de proyectos es esencial para un diseñador instruccional. El aprendizaje del software de gestión de proyectos, la creación de plantillas para la comunicación, el establecimiento de un cronograma, el mantenimiento de un registro de RAID y la rendición de cuentas de las partes interesadas son pasos clave para mejorar su coeficiente intelectual de gestión de proyectos. Al practicar estas habilidades, podrá administrar sus proyectos de manera más eficiente, mejorar la colaboración en equipo y brindar soluciones de aprendizaje de calidad a sus clientes.