he escrito sobre el importancia del analisis. He reforzado esa información en un par de otras publicaciones. Algunos de ustedes todavía no están convencidos.
¡Entonces! Intentemos una historia. (20 veces más probabilidades de recordar!)
Érase una vez un príncipe elegante que quería implementar un programa de incorporación para el personal de su castillo. Reclutó la ayuda de algunos elfos de aprendizaje y desarrollo que encontró en el bosque de Internet.
Después de realizar una admisión inicial (sí, hacen una admisión antes de comenzar a hacer galletas y reparar zapatos), los elfos se reunieron y recomendaron al príncipe realizar un análisis de necesidades para identificar brechas, definir el alcance, etc.
“Ya hice un análisis”, dijo. “Sé lo que deben hacer y quiero comenzar con el desarrollo”.
El bosque se oscureció; el trueno retumbó desde los cielos; la reina malvada se rió (TIENE que haber una reina malvada), pero los duendes dijeron «bien» y se pusieron a trabajar.
Avance rápido tres meses: el proyecto se retrasa porque el príncipe no pudo liberar el castillo que las PYME necesitaban para consultar con los elfos. Esto resultó en muchas fechas límite de revisión y reunión de descubrimiento perdidas. Y cuando el príncipe finalmente pudo comprometer al personal a revisar, resultó que el príncipe no sabía mucho sobre los trabajos del personal del castillo. Conocía los resultados, pero, por desgracia, no las tareas en sí.
En última instancia, el príncipe tuvo que pedirles a los elfos que rehicieran SEIS eLearnings con una orden de cambio que era casi el doble de lo que hubiera costado hacer el análisis al principio.
Nadie vive feliz para siempre, excepto tal vez la reina malvada.
La incorporación es un programa. No es un evento de entrenamiento. Por lo general, tampoco es un evento de desarrollo: he visto programas de incorporación creados en una fase de desarrollo completa y he visto programas de incorporación divididos en varias fases de desarrollo (los costos son un factor, pero la fatiga del proyecto también es un factor). Debido al gran tamaño de una iniciativa a largo plazo como la incorporación, tener todo en su lugar antes de que comience el desarrollo es imperativo para el éxito.
El análisis da como resultado un plan. Como hemos mencionado antes, obtienes el plano de la casa, no la casa. Recuerde, ¡ni siquiera se están eligiendo colores de pintura todavía!
Si está pensando en crear un programa de onboarding, ya sea por su cuenta o trabajando con un grupo de duendes realmente genial y divertidocomienza haciendo preguntas:
Audiencia
- ¿Cuántas audiencias hay?
- ¿Qué necesitan TODOS saber?
- ¿Qué necesitan saber CADA UNO?
- ¿Dónde se encuentran estas personas?
- ¿Hay métricas de rendimiento? (¿Se basan en la descripción del trabajo? ¿Está actualizada la descripción del trabajo?)
- ¿Existen PYMES para CADA uno de los públicos?
- ¿Estos puestos tienen trayectorias profesionales o progresiones existentes para mejorar las habilidades a niveles avanzados (como I, II, III)?
Alcance
- ¿Cuál es el tiempo de aceleración esperado para cada audiencia?
- ¿Qué tipo de modalidades de formación han funcionado bien en el pasado?
- ¿Puede apoyar un programa de incorporación a largo plazo?
- ¿Puede apoyar rutas de entrenamiento individualizadas?
- ¿Desea que se incluya un programa de aprendizaje entre pares, mentor y compañero de incorporación?
- ¿Qué tecnología ya existe?
- ¿Hay alguna nueva tecnología que le interese?
- ¿Desea que este programa abarque la información de «orientación» junto con las necesidades de recursos humanos como beneficios, cumplimiento, cultura, etc.?
Habilidades (para cada audiencia)
- ¿Qué sistemas hacen las nuevas contrataciones? necesito saber ¿cómo utilizar?
- ¿Cuál es el tiempo de aceleración esperado para cada sistema para una nueva contratación?
- ¿Hay cajas de arena en esos sistemas?
- ¿Qué habilidades tienen los nuevos empleados? necesidad de realizar en los primeros 30 días? ¿60 días? ¿90 dias? ¿6 meses? ¿9 meses? ¿Primer año?
- ¿Qué tan difíciles son estas cosas de aprender?
- ¿Con qué frecuencia realizarán estas tareas?
- (Ambos van a cuánto refuerzo puede ser necesario)
- ¿Qué ejercicios serían los más valiosos para los nuevos empleados?
- ¿Cuáles son los puntos de falla más comunes para los novatos?
- ¿Cuáles son los resultados esperados para aquellos que se incorporan a los 30 días, etc.?
- Si el tema de recursos humanos está incluido en el alcance, ¿qué es común a TODAS las audiencias? ¿Qué es exclusivo para cada uno?
- ¿Existen requisitos de capacitación en seguridad y cumplimiento?
- ¿Existen requisitos sobre la oportunidad de esta información?
- Si opta por mentores o amigos, ¿qué tipo de capacitación necesitan?
- ¿Qué tienen ya los gerentes y líderes?
- ¿Existe un programa de incentivos para participar?
- ¿Qué métricas de rendimiento existen para las personas que también actúan como mentores?
Modalidades
- ¿Hay un LMS?
- ¿Cuál?
- ¿Cómo se usa actualmente?
- ¿Qué tan importante es la capacidad de aprendizaje móvil?
- ¿Qué tipo de tecnología está disponible en las aulas dirigidas por un instructor?
- ¿Qué plataforma virtual se utiliza actualmente para la formación virtual?
- ¿Tienen los alumnos de cada una de estas audiencias las herramientas que necesitan para acceder a eLearning, libros de trabajo electrónicos, etc.?
- ¡Algunas personas no trabajan en computadoras todo el día, todos los días!
- ¿Hay interés en la observación del trabajo o la observación inversa?
- ¿Hay alguna restricción de seguridad que deba planificar?
Momento
- ¿Se asignarán tareas de trabajo a los nuevos empleados durante la incorporación?
- ¿Cuánto dura un día típico de entrenamiento para ILT/VILT?
- Con referencia a los elementos de habilidades anteriores: ¿En qué momento de su trayectoria profesional NECESITAN realmente la información?
- Si no van a trabajar en un sistema en particular durante los primeros tres meses, ¡no los envíe a capacitarse hasta que lo necesiten o tendrá que volver a hacerlo!
Ahora, no quiero dejarlos con la impresión de que las reuniones de análisis son solo duendes que acribillan a las personas con preguntas bajo una luz cegadora como un interrogatorio policial. Hay preguntas, pero las conversaciones y descripciones proporcionadas por las pymes realmente marcan la dirección. Al final, los elfos nos aseguramos de obtener estas respuestas. Si la conversación no va naturalmente allí, preguntamos.
Consejos de Tara para el análisis de incorporación
- Si hay más de una audiencia, organice reuniones separadas para cada grupo, incluso si es solo una PYME para cada uno.
- Pida a los empleados más nuevos que asistan a las reuniones de SME para su audiencia. Sin ofender a los gerentes y partes interesadas, pero si no ha sido «nuevo» por un tiempo, ¡ha olvidado lo que deseaba saber cuando comenzó!
- Esté preparado para cada reunión. Solicite descripciones de puestos y métricas de desempeño para las audiencias previstas lo antes posible y revíselas antes de la primera reunión con las pymes.
- Facilitar las conversaciones. Cree un espacio seguro para hablar. Pregunte a los que están callados (¡porque tal vez sean más nuevos!) sus pensamientos sobre la discusión.
- Esté preparado con preguntas (guiño, guiño) para mantener las conversaciones en movimiento.
- Si no necesita una reunión, no la tenga. Por lo general, las PYME son retiradas de sus trabajos regulares para ayudar, ¡así que tenga cuidado!
- Si las pymes no están de acuerdo en algo, escálelo a las partes interesadas. Déjelos romper el empate si no puede obtener un consenso.
- Siga fundamentando a sus pymes en el análisis de alto nivel. Van a tratar de decirte TODO sobre TODO. Eso no es lo que los elfos necesitamos en este momento. Profundizaremos aún más a medida que comience el desarrollo: obtendremos detalles sobre los procesos, etc.
- Pide cosas. Si alguien tiene una nota en su escritorio que usa «todo el tiempo» para trabajar en algo, pregunte si puede tener una copia. Puede que no lo necesites ahora, pero esto es desarrollo GOLD.
- Si no está roto, no te metas con él. Si hay un activo de capacitación existente que se puede usar como parte del nuevo programa de incorporación, ÚSALELO. Tejerlo en el plan general. ¡Ahorra dinero y tiempo a largo plazo!
El plano
Mis proyectos de análisis siempre dan como resultado una lista de entregables propuestos para cada audiencia que proporciona los cursos propuestos, materiales de apoyo para esos cursos, tiempo de asiento propuesto para cada entregable de capacitación, objetivos de aprendizaje de alto nivel para cada entregable y precios.
Los clientes también obtienen una guía del programa que describe la experiencia de incorporación, presenta rutas de aprendizaje/mapas de viaje propuestos o sugeridos para cada audiencia y sugerencias de tiempo. Todo esto se vincula a la hoja de cálculo de entregables.
Y esas dos cosas conforman el plan para su casa de huéspedes.