Cómo establecer un presupuesto de incorporación de empleados

Pasos para crear un presupuesto preciso

Elaborar un presupuesto puede ser relativamente sencillo. Con una simple hoja de Excel o una hoja de Google, puede crear una tabla que describa los costos esperados y las fuentes de ingresos. El truco, sin embargo, es crear algo realista: un presupuesto en el que pueda confiar y que refleje con precisión las necesidades de su negocio. Repasemos los pasos.

1. Tenga claras sus metas y objetivos

La regla número uno aquí es tener totalmente claros tus objetivos de aprendizaje, mucho antes de poner la pluma en el papel. Sepa exactamente cuáles son los resultados deseados y qué quiere que sus nuevos empleados puedan hacer una vez que estén al día. En otras palabras, asegúrese de que puede responder las siguientes preguntas:

• ¿Qué comportamientos específicos quiere que adopten sus nuevos empleados?
• ¿Qué habilidades específicas quiere que tengan sus nuevos empleados?
• ¿Qué conocimientos necesitan para ser productivos desde el primer día?
• ¿Qué información debe estar en su base de conocimiento permanente para respaldar su trabajo?
• ¿Con qué procesos y herramientas quiere que se sientan cómodos?

Si no tiene claros sus objetivos, será difícil crear un presupuesto efectivo. Recuerda ser realista, pero conservador; no desperdicie recursos en enseñar habilidades redundantes, por ejemplo, o en cosas que sus nuevos empleados probablemente aprenderán en el trabajo.

2. Conozca su estado actual y recursos

También debe analizar de manera realista el estado actual, los recursos y las capacidades de su empresa. Esto incluye todo, desde la cantidad de empleados que tiene hasta la cantidad de infraestructura tecnológica que tiene instalada.

Por ejemplo, si tiene poco personal, deberá presupuestar más horas de capacitación en general. Además, si tiene pocos recursos tecnológicos, es posible que deba asignar más fondos para software y hardware. necesidades de incorporación.

3. Tenga en cuenta el plazo de incorporación de los empleados

A continuación, aclare exactamente cuánto tiempo puede dedicar a la incorporación de empleados. Esto le ayudará a comprender mejor cuánto dinero necesita reservar para el proceso.

Pero no se detenga allí, también evalúe cuánto tiempo realmente quiere pasar. No necesita utilizar la totalidad de su tiempo de incorporación disponible. Establezca un marco de tiempo para el proceso de incorporación de principio a fin y establezca una línea de tiempo detallada de los eventos. Su línea de tiempo debe incluir lo siguiente:

• La fecha en que los nuevos empleados comenzarán a trabajar.
• La fecha en que se espera que sean completamente productivos.
• Un desglose de todas las actividades que deben llevarse a cabo para que alcancen la máxima productividad, incluida la capacitación, las pruebas y la orientación.

Con un cronograma realista en la mano, está listo para comenzar a pensar en cómo asignar sus fondos.

4. Asignar fondos para artículos necesarios

Ahora que tiene una idea general de lo que necesita, es hora de comenzar a asignar fondos para artículos específicos. Esto variará según su negocio en particular, pero algunos de los gastos de incorporación más comunes incluyen:

• Materiales de orientación y ayudas para la formación
• Gastos de viaje de los empleados
• software de incorporación
• Programas de formación y desarrollo.
• Almuerzos de equipo u otras actividades sociales.
• Herramientas y equipos necesarios para realizar el trabajo.

Nuevamente, asegúrese de ser realista en su presupuesto. No asuma que todo debe comprarse de inmediato: algunos artículos, como las ayudas de capacitación, pueden reutilizarse o readaptarse con el tiempo.

A partir de la experiencia de eWyse, es aconsejable crear un equilibrio entre el aprendizaje electrónico y la capacitación presencial, ya que eso influye directamente en el presupuesto final. El eLearning a veces puede parecer costoso, pero en comparación con los gastos necesarios para reunir y alojar a un gran número de personas, así como para compensar a los formadores F2F, podría ser una solución más económica.

5. Tenga en cuenta los costos impredecibles

En cualquier negocio, siempre hay costos inesperados. Al elaborar su presupuesto, asegúrese de dejar cierto margen de maniobra para que los gastos repentinos no lo tomen con la guardia baja. Esto podría incluir costos asociados con:

• malas contrataciones
• Ausencias de empleados
• Formación que va más allá del tiempo previsto
• Incorporación que debe repetirse debido a la rotación de empleados

Una gran regla general es dar un margen de maniobra del 10% sobre su presupuesto estimado. Entonces, si espera gastar $10,000 en desarrollo de cursos de eLearning de incorporación de empleadospor ejemplo, ponga $11,000 en su presupuesto.

¿Cómo mantener los costos más bajos?

Una vez que haya establecido un presupuesto realista, hay algunas maneras en las que puede reducir aún más los costos para obtener un ROI mucho mayor:

• Cree material de aprendizaje electrónico que pueda reutilizarse una y otra vez

Esto ayudará a reducir los costos de capacitación y puede ser una excelente manera de incorporar nuevos empleados en diferentes ubicaciones simultáneamente.

De la experiencia de eWyse: Lo mejor es asegurarse de que los materiales sean fácilmente editables, por lo que no será un problema implementar los cambios necesarios. Por ejemplo, asegúrese de recibir los materiales de origen junto con el curso terminado en caso de que necesite editar solo un par de cosas en el curso. eWyse siempre envía los materiales de origen en caso de que sea necesario editarlos, ya que esto requiere mucho menos tiempo y dinero en comparación con el desarrollo del curso desde el principio.

• Opte por herramientas de aprendizaje asincrónico siempre que sea posible

De esa forma, los empleados pueden aprender a su propio ritmo y no necesitan estar presentes para participar en la capacitación. Esta es una excelente manera de reducir los costos de viaje.

De la experiencia de eWyse: Muchas organizaciones optan por la Formación Virtual Led ya que puede parecer una opción más económica. Sin embargo, el modelo autodidáctico o asíncrono tiene muchos beneficios:

1. Es de fácil acceso y se puede utilizar en cualquier momento y lugar; el usuario puede navegar fácilmente a través de los materiales a su propio ritmo.
2. Es menos limitado, ya que los materiales se pueden localizar y los alumnos pueden repetir los cursos un número ilimitado de veces.
3. Los cursos pueden ser mucho más interactivos y vienen con controles de conocimiento incluidos.

• Si usa un software de incorporación, seleccione un programa que funcione en todos los dispositivos

De esa forma, los empleados no necesitan comprar software adicional o aprender un nuevo sistema.

De la experiencia de eWyse: Hay muchos cursos genéricos listos para usar en el mercado que están integrados en LMS ya desarrollados. Esta solución está bien si necesita una solución L&D rápida y rápida. Esas soluciones pueden estar cerradas y bloqueadas para cualquier otro curso que pueda desarrollar internamente o con un socio de la agencia de aprendizaje electrónico.

Si su objetivo es tener cursos personalizados y rutas de aprendizaje personalizadas en su LMS, piense en una solución que no lo «bloquee» en un LMS ya desarrollado con una herramienta de creación integrada.

• Realice sesiones de capacitación y orientaciones fuera del sitio siempre que sea posible

Eliminará la necesidad de comprar nuevos equipos y los empleados apreciarán la flexibilidad del acceso móvil y de PC.

De la experiencia de eWyse: Mucha gente piensa que ir al sitio es necesario. En algunos casos, esto puede ser cierto, pero en otros, usar la tecnología VR puede ser una excelente opción. La realidad virtual puede llevarlo al sitio sin moverse de su silla. Por ejemplo, echa un vistazo a esto Experiencia VR 360 de eWyse, que fue otorgado por Adobe. En este proyecto, la historia cobra vida y los alumnos pueden explorarla desde la comodidad de sus sillones.

El aprendizaje práctico es una de las formas más efectivas y eficientes de aprender. Permita que los empleados asuman pequeñas tareas y asignaciones tan pronto como se sientan cómodos con los aspectos básicos del trabajo. Esto ayudará a acortar el proceso general de incorporación y facilitará que los empleados asuman sus nuevos roles.

De la experiencia de eWyse: Las tareas prácticas y las asignaciones que prueban el conocimiento se pueden implementar fácilmente dentro del curso de eLearning, lo que permite a los alumnos probar lo que aprendieron en el acto.

Con un presupuesto preciso que cubre con creces lo esencial, puede concentrarse con confianza en aumentar el ROI de incorporación de sus empleados.

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