Muchas organizaciones sueñan con tener un programa de capacitación completamente virtual, bajo demanda y basado en la nube para múltiples audiencias con necesidades variadas, incluidos clientes, empleados y socios. Según sus necesidades, es posible que deseen permitir que los clientes trabajen en los módulos de capacitación a su propio ritmo desde cualquier ubicación o dispositivo, o es posible que necesiten que cientos de vendedores ubicados en varias zonas horarias realicen demostraciones prácticas de productos de la manera más eficiente posible. .
Los departamentos de TI y/o de formación empresarial se enfrentan al reto de crear entornos de formación virtuales que puedan controlarse fácilmente, adaptarse a las necesidades del usuario final y ser escalables. Hacer esto a escala con equipos de entrenamiento lean se vuelve muy difícil muy rápidamente. Pero sin experiencia práctica con el producto, la capacitación será mucho menos efectiva.
Las empresas en esta situación deben resolver cuatro problemas de TI de back-end para ofrecer capacitación virtual con éxito para estos productos. Estos mismos cuatro problemas también se aplican a la puesta en marcha de demostraciones de productos o POC para clientes potenciales, la creación y entrega de demostraciones para ferias comerciales y sesiones informativas para analistas, u ofrecer pruebas de productos virtuales.
Escalabilidad
Las organizaciones deben poder crear entornos de laboratorio virtual de forma rápida y sencilla. Los eventos o conferencias de capacitación virtual pueden requerir fácilmente hasta 1000 máquinas virtuales. Hacer esto rápidamente se convierte en un desafío para la mayoría de los equipos de capacitación/TI, incluso para aquellos que han realizado inversiones significativas en automatización. Este desafío se amplifica aún más por la demanda de entornos de laboratorio más complejos que requieren varias máquinas virtuales, topologías de red intrincadas y otras dependencias críticas, ya que su configuración y aprovisionamiento pueden requerir mucho tiempo y conocimientos.
En la práctica, admitir un gran número de estudiantes virtuales requiere automatizar parte o la totalidad del proceso de aprovisionamiento. La mejor solución es la capacidad de crear una plantilla maestra para entornos de laboratorio que se pueda duplicar para cada estudiante. Esto elimina una gran cantidad de trabajo para el equipo de TI y/o capacitación, aumenta drásticamente la cantidad de clientes a los que se puede atender e infunde un nivel de confianza de que todos los entornos de laboratorio de los estudiantes estarán disponibles a tiempo y funcionando correctamente. También existen enfoques basados en secuencias de comandos para las provisiones automáticas, pero no brindan la velocidad para satisfacer muchas necesidades bajo demanda, son más propensos a errores y mucho más difíciles de adaptar a los cambios.
Y, curiosamente, incluso los entornos de laboratorio más simples que requieren una sola VM también pueden beneficiarse de las características mejoradas que brindan las soluciones de laboratorios virtuales maduros. La visualización «sobre el hombro» y el contenido integrado en el laboratorio son solo dos ejemplos entre las muchas capacidades que se ofrecen para las modalidades de capacitación dirigidas por un instructor y a su propio ritmo.
control del instructor
¿Qué sucede cuando un estudiante rompe accidentalmente su entorno de laboratorio? ¿Qué pasa si un estudiante se une a un curso dirigido por un instructor en el último minuto? Siempre surgen problemas de última hora con los ajustes y configuraciones del laboratorio. Si TI debe involucrarse para resolver estos problemas, la capacitación se detendrá. Si un instructor tiene cierto nivel de control, puede resolver algunos de estos problemas de última hora sin descarrilar toda la capacitación. Esto significa diseñar una forma para que las personas menos técnicas realicen algunas de estas funciones:
- Ampliar, reprogramar o cancelar el acceso al laboratorio
- Restaurar un laboratorio a un estado determinado en cualquier momento
- Agregar nuevos participantes a una clase o evento
Los instructores también se benefician de las herramientas administrativas integrales para una visibilidad y un control completos de las aulas, ya que las soluciones de laboratorios virtuales ofrecen acceso inmediato a los entornos de laboratorio para una instrucción personalizada que mejore la experiencia de los estudiantes y los resultados del aprendizaje.
Disponibilidad y rendimiento globales
La latencia se convierte en un problema cuando las organizaciones ofrecen capacitación a nivel mundial pero ejecutan entornos de laboratorio en un centro de datos local. Por ejemplo, los clientes en Europa tendrán una alta latencia al conectarse a un centro de datos en California y probablemente tendrán una experiencia mediocre. Los proveedores de laboratorios virtuales con una huella global ofrecen suficiente flexibilidad para que las organizaciones de capacitación brinden a los estudiantes laboratorios cercanos para un rendimiento aceptable, y algunos incluso brindan capacidades de geolocalización inteligente integradas que abordan automáticamente este problema para escenarios de autoservicio. Esto es particularmente importante ya que los problemas de latencia pueden afectar negativamente las experiencias de los estudiantes y los instructores y, en última instancia, crear una percepción negativa de su marca y oferta de productos.
Autoservicio
Si una organización quiere ofrecer aprendizaje a su propio ritmo, necesitará una solución técnica que permita a los usuarios crear sus propios entornos de laboratorio. Esto significa que el proceso de activación y aprovisionamiento del entorno de laboratorio debe estar completamente automatizado. También necesitarán una forma de mantener el control sobre los laboratorios sin la estructura de una clase y un instructor vigilando las cosas. El aprendizaje autodirigido crea el riesgo de que los usuarios no autorizados creen laboratorios, o que los usuarios aprobados aumenten los costos al crear accidentalmente demasiados laboratorios o no destruirlos después de que hayan terminado. Abordar estas preocupaciones requiere aún más capacidades técnicas, como trabajar con inicio de sesión único o integrarse con sistemas de gestión de aprendizaje.
Entre bastidores
En última instancia, un proceso de capacitación fluido conduce a clientes más felices y equipos de ventas y organizaciones asociadas más informados y efectivos. Pero las empresas no deben subestimar la cantidad de trabajo de TI que se lleva a cabo entre bastidores para que estos programas tengan éxito. Las organizaciones con productos de software complejos que desean mejorar sus programas de capacitación deben ser realistas sobre qué tan bien pueden resolver estos cuatro problemas y dónde podrían necesitar actualizar sus capacidades con el soporte de un proveedor de laboratorios virtuales alojados en la nube.