Toma de decisiones basada en datos: ¿cuál es el retorno de la inversión del aprendizaje electrónico?
Este artículo es parte de una serie sobre el seguimiento de las métricas correctas utilizando la metodología correcta para mostrar y cuantificar visualmente la inversión en aprendizaje y demostrar el ROI. Lo que estás a punto de leer es una fábula. La empresa, AshCom, es ficticia, pero los desafíos de aprendizaje que enfrentan Kathryn, CLO de AshCom, y su equipo son reales y comúnmente compartidos por equipos de aprendizaje en grandes organizaciones. Esperamos que pueda conectarse con los personajes, sus desafíos y las soluciones que descubren. También te invitamos a leer el primer libro electrónico de la serie.
Lanzamiento de libro electrónico
The Learning Scorecard: cómo medir el impacto de L&D y demostrar el ROI
Este libro electrónico presenta un sistema para rastrear las métricas correctas utilizando la metodología correcta para mostrar y cuantificar visualmente la inversión en aprendizaje y probar el ROI.
Un mes torbellino
Kathryn inhaló profundamente. Lo sostuvo por solo un segundo antes de exhalar lentamente. Mientras lo hacía, su mente viajó a las semanas anteriores. Había sido un torbellino. Bebió un sorbo de té y se dio cuenta de que, aunque algunos de sus pensamientos se habían asentado, algunos todavía daban vueltas en su mente.
El último mes había sido más estresante para Kathryn que cualquier otro momento de su carrera profesional como líder de aprendizaje. Su papel como directora de aprendizaje en AshCom estuvo lleno de desafíos que tendían a darle energía. Su equipo de aprendizaje estaba formado por personas inteligentes y motivadas. Trabajó en estrecha colaboración con ellos para enfrentar cada desafío que se les presentó.
Juntos, descubrieron cómo desarrollar un sistema de aprendizaje completamente nuevo cuando AshCom adquirió un competidor. Cuando su CFO quiso aumentar la educación financiera de sus gerentes, Kathryn y su equipo crearon un verdadero juego que tuvo éxito en todos los sentidos y fue una de las experiencias de aprendizaje más populares que jamás habían creado. Su equipo creó su propia aplicación móvil para capacitar a la fuerza de ventas. Cuando una parte significativa de AshCom hizo la transición para trabajar desde casa, el equipo de aprendizaje hizo la transición. Su equipo estuvo a la altura de las circunstancias cada vez.
El último mes fue diferente. AshCom había perdido dinero en el trimestre anterior, algo que nunca antes había sucedido. En los siguientes dos meses, las cosas empeoraron, no mejoraron. El mal desempeño financiero estaba haciendo sonar las alarmas en toda la empresa. Los salarios estaban congelados. Ahora, las nuevas contrataciones debían ser aprobadas por Kurtis, el director financiero. Las tensiones eran altas en toda la organización.
Defendiendo cada dólar
Kurtis se reunió con Kathryn y le dijo que se le pedía a cada departamento que “Defiende el gasto”, su expresión para mirar cada gasto en detalle. Cada líder necesitaba defender cada dólar que estaba gastando y vincularlo a cómo crearía valor para AshCom y mejoraría su desempeño financiero.
Kathryn normalmente adoptaba un enfoque de equipo frente a los desafíos. Eso no funcionaría ahora. Necesitaba la orientación de alguien que tuviera experiencia en ayudar a los equipos de aprendizaje a determinar el retorno de la inversión creando experiencias de aprendizaje. Kathryn recurrió a Amy, una consultora que había dedicado mucho tiempo a ayudar a Kathryn a pensar en la estrategia. Amy trabajó con docenas de grandes empresas y organizaciones en todo Estados Unidos. Si alguien pudiera dar el consejo correcto, sería Amy.
Kathryn y Amy se encontraron varias veces. Discutieron la amenaza para el equipo de aprendizaje. Amy había visto repetirse este patrón en numerosas empresas que tenían dificultades financieras. Los primeros recortes presupuestarios y despidos llegaron al equipo de aprendizaje. Kathryn también lo sabía. Amy fue directa y le dijo a Kathryn que era dueña de este problema y que dependía de ella superarlo.
Amy trazó un camino a seguir que ayudó a Kathryn a decidir qué medir, cómo medirlo y cómo hacer que su informe fuera visible a través de un tablero que rivalizaría con los de los equipos de ventas, operaciones y recursos humanos de AshCom.
Para obtener una visión general del impacto del aprendizaje, necesitaban realizar un seguimiento de las métricas correctas y utilizar la metodología correcta. Amy recomendó un producto llamado The Learning Scorecard, creado por los expertos en aprendizaje de MindSpring.
El nivel de estrés de Kathryn disminuyó cuando se dio cuenta de que realmente podía lograr lo que se le pedía que hiciera. Amy le estaba dando confianza.
Kathryn conocía su propia mente. El estrés interfería con su capacidad para ser creativa y pensar en el panorama general. Su estilo era bajar los hombros y atacar el problema que tenía enfrente. Esto la ayudó a hacer lo que tenía que hacer, pero limitó el tiempo que dedicaba a pensar estratégicamente.
El cuadro de mando del aprendizaje
El software y los tableros de Learning Scorecard le dieron a Kathryn la confianza de que la solución correcta estaba enfocada.
Ahora tenía tiempo para pensar.
Decidió alquilar una cabaña en Gull Lake, que estaba aproximadamente a una hora al norte de Minneapolis. El clima era perfecto para sentarse en el porche y ver pasar los barcos. Sabía que algo de paz y tranquilidad no solo restauraría su alma sino que también le daría tiempo para reflexionar. A menudo, en entornos serenos, tenía sus mejores ideas. No todos se sentirían cómodos sentados solos durante tres días. Esto no molestó a Kathryn.
Después de asegurarse de que todo estaba en orden con su familia, Kathryn se fue mientras aún estaba oscuro, hizo la hora de manejo y se instaló en su nuevo hogar temporal. Preparó una taza de té y salió al porche justo cuando el lago se estaba despertando. Vio entrar a los pescadores de la madrugada mientras las lanchas motoras y las motos de agua se dirigían al lago. El porche tenía un gran columpio que colgaba del techo con pesadas cuerdas. Era lo suficientemente grande como para contener un colchón de tamaño doble para que pudiera sentarse o acostarse si quería. El día fue perfecto.
Cerca de la parte superior del bloc de notas que casi siempre la acompañaba, Kathryn escribió: “El cuadro de mando del aprendizaje.” Amy y ella habían pasado tanto tiempo implementándolo que no había tenido tiempo de pensar en qué más podría ser posible. Ahora tenía tres días.
A continuación, escribió «Hacia atrás/hacia adelante». A Kathryn se le ocurrió que el sistema The Learning Scorecard le dio claridad sobre lo que había sucedido. Mientras observaba pasar una lancha rápida, pensó que el bote podría representar la experiencia de aprendizaje y que la estela detrás del bote era como el impacto del aprendizaje. Lo que estaba midiendo sería lo que sucedió después de que sucediera algo más.
¿Cómo se cambió el comportamiento a través del eLearning?
Kathryn no descartó el valor de una visión clara de lo que había sucedido. Esto es lo que pedía Kurtis, el CFO de AshCom. Quería saber cómo se cambiaba el comportamiento a través del aprendizaje. Si pudiera obtener una idea cuantificable de eso, podría calcular la mejora del rendimiento debido al aprendizaje.
Con algunas matemáticas sencillas que involucraron el costo de construir el aprendizaje, podría llegar a un número de retorno de la inversión. Ya podía hacerlo agregando nuevos empleados, cambiando un procedimiento operativo o comprando nuevos equipos. Ahora podría ejecutar números similares para aprender.
Kathryn comenzó a pensar en qué tipo de patrones surgirían con el tiempo. Si ella y su equipo podían ver claramente hacia atrás, ¿no era lógico que tuvieran más claridad mirando hacia adelante? Escribió otra palabra en su bloc de notas: “Causalidad”.
Con el tiempo, Kathryn y su equipo podrían ver qué tipos de experiencias de aprendizaje produjeron el mayor retorno de la inversión. Incluso podría predecir el ROI al proponer nuevas experiencias de aprendizaje al equipo ejecutivo.
Toma de decisiones basada en datos: hacer las preguntas importantes
Se le ocurrió que esta no era la única información útil que se podía obtener. Pensó en el equipo de aprendizaje y la causalidad. Empezó a escribir algunas preguntas:
- Si su equipo de aprendizaje le dio altas calificaciones a una experiencia de aprendizaje, ¿eso se tradujo necesariamente en una reacción más fuerte del alumno?
- Si los alumnos reaccionaron bien a una experiencia, ¿eso significa que se desempeñaron mejor en ese curso?
- Si a los alumnos les gustó una experiencia y les fue bien en la experiencia de aprendizaje, ¿eso significaba que habría un mayor nivel de cambio de comportamiento?
Más preguntas rodaron por su mente. ¿Había alguna modalidad de aprendizaje que a los alumnos les gustaba más que a otras? ¿Podría rastrear el aprendizaje que se reforzó después del hecho en comparación con el aprendizaje que no lo fue?
Luego pensó en los estudiantes. ¿Qué pasaría si diferentes departamentos tendieran a reaccionar mejor o peor a ciertos tipos de experiencias de aprendizaje? ¿Qué pasaría si los vendedores prefirieran un mayor énfasis en la gamificación mientras que los operadores de máquinas prefirieran el microaprendizaje en ráfagas cortas que necesitan en un momento? ¿Quizás los gerentes prefirieron escenarios que les dieran la oportunidad de tomar decisiones y ver resultados en situaciones más reales?
Pasaría algún tiempo antes de que aparecieran estos patrones, pero Kathryn sabía que ella y su equipo podían empezar a buscarlos de inmediato. Cada experiencia de aprendizaje tendría datos de rendimiento detrás que guiarían sus decisiones en el futuro.
Kathryn decidió que era hora de un descanso. Nadó un poco en el lago, se cambió y se preparó el almuerzo. Ensalada de mariscos en wraps de lechuga y más té.
Cuando volvió al columpio, tomó su libreta legal, pasó la página y escribió, «XR» en la parte superior. Durante más de un año, su equipo de aprendizaje había estado desarrollando la realidad virtual y aumentada. Algunos miembros del equipo habían pasado un tiempo considerable leyendo y jugando con la realidad virtual. Uno afirmó ser adicto al juego mejorado Pokémon Go y pasó los fines de semana persiguiéndolos.
Con los desafíos financieros de AshCom, ahora no era el momento adecuado para presentar una solicitud para expandir sus opciones de aprendizaje a la realidad aumentada o virtual. Sabía que sería un gasto adicional, al menos en las primeras etapas. Pero Kathryn también sabía que se acercaba el momento en que su equipo necesitaría la tecnología. Ella y su equipo tendrían que familiarizarse más con él.