Temas de capacitación de cumplimiento para el trabajo remoto

Cómo garantizar el cumplimiento en un entorno de trabajo remoto

Cuando se trata de temas de capacitación corporativa, el cumplimiento es uno de los más populares.

Pero además de eso, la capacitación en cumplimiento corporativo es uno de los temas más complicados y, en muchos casos, menos interesantes tanto para los empleados como para los gerentes de L&D. Sin embargo, también es algo que debe marcar absolutamente en su lista si no desea que su empresa enfrente ramificaciones legales y financieras.

Tú lo sabes. Sin embargo, en el mundo pospandémico del trabajo remoto e híbrido, capacitacion en cumplimiento ya no se ve igual.

Las nuevas regulaciones y los cambios en lo que constituye un «espacio de trabajo seguro» hacen que sea necesario revisar los programas de capacitación existentes, ajustar el contenido y asegurarse de que todos sigan cumpliendo, junto con toda la organización.

Cómo el trabajo remoto remodela la capacitación en cumplimiento

De acuerdo a una encuesta reciente de McKinsey, el 58 % de los estadounidenses tiene la opción de trabajar desde casa al menos un día a la semana, mientras que el 35 % puede trabajar desde casa cinco días a la semana. Este es un gran cambio, especialmente porque no es específico de la industria: afecta incluso los trabajos tradicionalmente etiquetados como «cuello azul», para los cuales el trabajo en el sitio solía ser una expectativa estándar.

El cambio al trabajo remoto significa que las empresas podrían necesitar encontrar nuevas formas de capacitar a sus equipos en el cumplimiento. Y si bien centrarse en eLearning es un proceso probado y verdadero (es decir, depender de cursos en línea y reemplazar seminarios en persona con presentaciones de Zoom), la capacitación exitosa no solo se define por los métodos de entrega.

Los temas de capacitación sobre cumplimiento también deben cambiar

Con el auge del trabajo remoto, las empresas deben revisar su contenido de capacitación y asegurarse de que siga siendo relevante y actualizado. Incluso si las regulaciones en sí mismas no han cambiado, tal vez sí lo haya hecho la forma en que las organizaciones deben aplicar dichas regulaciones. Sobre todo cuando se trata de cuestiones de seguridad y protección, tanto física como online.

No es fácil mantener un espacio de trabajo que cumpla con las normas y también sea seguro para todos mientras sus empleados están dispersos en diferentes ubicaciones (y, a menudo, incluso en diferentes continentes). Pero afortunadamente, puede volverse más fácil para todos con la capacitación adecuada.

5 temas de capacitación en cumplimiento para incluir en sus programas

Redacción de cursos de formación en cumplimiento ahora definitivamente se siente diferente a hace dos años. Algunas cosas no son tan importantes como antes, mientras que otras ocupan ahora un asiento de primera fila.

1. Ciberseguridad

Los empleados tienden a pensar que tienen mejores hábitos de higiene digital de lo que realmente tienen. Y eso incluye todo, desde elegir contraseñas seguras hasta mantener los datos seguros. Y si bien la capacitación en ciberseguridad siempre ha sido un punto doloroso para las empresas, garantizar que todos sigan los protocolos de seguridad se vuelve aún más difícil con las personas que trabajan desde casa.

Los números no son grandes: la transición al trabajo remoto vino con un aumento de los ciberataques para el 90% de las empresas.

Por eso es muy importante que su formación en cumplimiento corporativo incluya formación en ciberseguridad. Desde el manejo de amenazas cibernéticas hasta la comprensión de mandatos como los requisitos de GDPR en la UE, es esencial educar a sus empleados sobre cómo manejar adecuadamente los datos y mantener sus sistemas seguros.

Particularmente cuando se trabaja desde casa, las computadoras y dispositivos móviles de sus empleados pueden ser más propensos a virus y malware. O incluso a brechas de seguridad, porque las contraseñas no se almacenaron correctamente y las personas que no eran empleados tenían acceso a ellas. Ofrecimiento Capacitación en conceptos básicos de ciberseguridad. contribuirá en gran medida a garantizar el cumplimiento y mitigar el riesgo.

2. Ética empresarial y acoso sexual

La ética de la empresa siempre es un tema importante para enseñar a los empleados, pero más aún cuando todos trabajan desde casa. Debe asegurarse de que su personal siga su Código de conducta en cada interacción con colegas y clientes.

Cuando los equipos están distribuidos, es más difícil controlar cosas como “aceptar obsequios superiores a cierto valor” (lo que puede considerarse soborno según las pautas de la FCPA en los EE. UU.). Por lo tanto, los cursos de capacitación de cumplimiento en prácticas antisoborno, denuncias, conflictos de interés y otros elementos esenciales de cumplimiento puede al menos asegurarse de que sus empleados sabrán mejor que involucrarse en un comportamiento potencialmente turbio.

Otro aspecto importante de la ética empresarial es el acoso sexual. Si bien actualmente solo 17 de los 50 estados de EE. UU. tienen un mandato legal que exige que los empleadores brinden a sus empleados capacitación sobre acoso sexual, es importante invertir en ello. Puede pensar que el tema se vuelve discutible ahora que los empleados no conviven físicamente en el mismo espacio, pero eso está lejos de la verdad.

El acoso sexual en el lugar de trabajo no es específico de un cubículo. El problema del acoso sexual en el trabajo no ha desaparecido por arte de magia cuando las personas tuvieron que minimizar su contacto cara a cara. La forma en que los empleados se comunican entre sí, tanto en contextos virtuales como escritos, debe ser respetuosa y segura para todos. Y sin entrenamiento, no lo será.

A encuesta de TalentLMS y The Purple Campaign mostró que el 29% de los empleados han experimentado un comportamiento no deseado en videollamadas, mensajes de texto, correo electrónico u otras plataformas en línea.

3. Políticas de trabajo desde casa

Lo que pasa con el trabajo remoto es que no necesariamente especifica desde dónde se lleva a cabo el trabajo. Sus empleados podrían estar trabajando desde casa, desde la cafetería de su esquina o desde una playa tropical.

Y aunque podría decirse que eso es algo bueno para ellos (y para la calidad del trabajo que producen), debe asegurarse de cumplir con toda la legislación local. Antes, eso solo significaba «la legislación del estado de EE. UU. en el que se encuentra su oficina», pero ahora necesita cubrir más terreno.

Por ejemplo, diferentes estados tienen diferentes políticas de licencia por enfermedad que debe cumplir si tiene empleados ubicados allí, así como diferentes políticas para los gastos incurridos mientras está en el trabajo.

Monitoreo de empleados también es un tema complicado que debe abordarse durante la capacitación en cumplimiento. Algunos estados de EE. UU. exigen que informe a los empleados antes de hacerlo. Para estar seguro, probablemente debería informar a todos sobre las políticas de su empresa y hacer que forme parte de su capacitación sobre cumplimiento.

4. Seguridad en el trabajo desde casa

Con el cambio al trabajo remoto, es posible que deba eliminar algunas partes de su capacitación de seguridad existente. Por ejemplo, no es necesario perfeccionar la seguridad en el lugar de trabajo si todos trabajan de forma remota. Sin embargo, eso no significa que no se deban seguir los protocolos de seguridad. Sus empleados necesitan estar seguros, al igual que sus clientes.

Tomemos, por ejemplo, a sus especialistas de atención al cliente. Antes, recibían llamadas en un lugar seguro, donde todos los que estaban cerca de ellos tenían la misma capacitación y el mismo enfoque sobre la seguridad de los datos. Ahora, sin embargo, sus especialistas están trabajando desde un entorno completamente nuevo, y las personas que los rodean no deberían estar al tanto de los datos confidenciales de los clientes. Ofrecer capacitación sobre las pautas de seguridad del trabajo desde el hogar ayudará a sus empleados a comprender cómo se están traduciendo las regulaciones preexistentes (si es que lo están) para el trabajo remoto.

Y cuando se trata de la seguridad física de sus empleados, las cosas pueden volverse un poco turbias en condiciones de trabajo remotas. Las encuestas muestran que más de dos de cada cinco empleados tienen dolor nuevo o aumentado en el cuello, la espalda y/o los hombros, probablemente debido a la mala ergonomía. Pero, ¿cómo controlar que los equipos y muebles que utilizan sean óptimos para prevenir accidentes y problemas ergonómicos?

Proporcionar un estipendio para equipos de oficina es una solución. Pero con la orientación limitada de OSHA, depende de su empresa asegurarse de que sus empleados entiendan las mejores prácticas. Incluir capacitación sobre seguridad en el trabajo desde el hogar en su plan de estudios de cumplimiento puede ayudar con eso.

5. Legislación para trabajadores remotos (para líderes de equipo y profesionales de recursos humanos)

Pero no son solo sus empleados los que necesitan comprender las políticas y la seguridad del trabajo desde el hogar. Su equipo de recursos humanos y los gerentes de equipo también lo hacen.

Por ejemplo, si bien existen muchas similitudes entre el trabajo remoto y el presencial cuando se trata de la FLSA, no todo es igual.

Según el Departamento del Trabajo (DOL), aunque tienes que cubrir las horas extras, no necesita pagar por horas inesperadas y no programadas que no conoce. En términos prácticos, esto significa que las personas no deberían trabajar horas extras sin el conocimiento y permiso de su supervisor, porque eso podría conducir a situaciones desagradables en las que haya una discrepancia entre lo que los empleados creen que se les debe en términos de horas extras y lo que legalmente se les debe. obligado a pagar.

Cumplir con las regulaciones significa no solo rastrear el paradero y las horas de trabajo de sus empleados. Pero también creando una cultura de confianza. Afortunadamente, existen muchas formas y herramientas diferentes que pueden ayudar a crear procesos sencillos, pero, en última instancia, los líderes de recursos humanos y de equipo deben ser conscientes de sus obligaciones con el personal remoto. La formación ayuda a crear esa conciencia.

Todo lo relacionado con la formación empresarial…

…Pero entrenamiento de cumplimiento importa más Porque cuando se hace mal (o no se hace en absoluto), podría dejar a su empresa expuesta a multas por incumplimiento, ataques cibernéticos y una mala reputación entre empleados y clientes por igual.

Por lo tanto, a medida que realiza la transición a modelos de trabajo más flexibles, asegúrese de actualizar tanto sus prácticas de entrega como el contenido de su capacitación de cumplimiento para que incluya todos los temas necesarios.

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